Atendimento por WhatsApp organizado para a equipe

Toda conversa guardada, áudio virando texto e pedido virando tarefa para quem vai resolver.

Atendimento por WhatsApp costuma virar bagunça quando o volume cresce. Pedido esquecido no meio de um grupo, áudio que ninguém ouviu, foto que sumiu do celular. A WWOZ monta um sistema que guarda todas as conversas, contatos e grupos, com imagens, vídeos, documentos e áudios salvos. O áudio chega transcrito, para ler em vez de ouvir.

Das mensagens sai trabalho de verdade. Você seleciona as mensagens de um pedido e o sistema gera uma tarefa para a equipe, com os anexos junto. Nada depende de alguém lembrar de rolar a conversa. A WWOZ usa esse mesmo sistema no próprio atendimento. O acesso às conversas fica restrito a quem você autorizar.

O sistema foi feito para quem trabalha de verdade pelo WhatsApp, com cliente mandando foto, áudio longo, documento e pedido espalhado em três mensagens. Tudo fica guardado numa tela onde dá para procurar, selecionar e baixar. O celular deixa de ser o único lugar onde a informação existe, e trocar de aparelho ou perder o telefone não apaga o histórico da empresa.

O que está incluído

O que muda na sua empresa

Nada se perde

Conversas, grupos e mídias ficam guardados fora do celular, com histórico.

Áudio vira texto

Cada áudio chega transcrito. Dá para ler e buscar o que foi dito.

Mensagem vira tarefa

Selecione as mensagens de um pedido e gere a tarefa para a equipe.

Acesso controlado

Só quem você autoriza vê as conversas guardadas.

Como organizar o WhatsApp da empresa quando o volume cresce

No começo, um celular e uma pessoa dão conta. Com o crescimento, as conversas se acumulam, os grupos de clientes se multiplicam e o pedido importante some entre figurinhas e bom-dia. O primeiro passo para organizar é tirar a dependência do aparelho: guardar as conversas num sistema onde a equipe consegue ver, buscar e agir.

O segundo passo é transformar mensagem em trabalho com dono. Um pedido que chegou no WhatsApp precisa virar tarefa, com responsável e os anexos juntos. Sem isso, o combinado depende da memória de quem leu. No sistema da WWOZ você seleciona as mensagens do pedido e gera a tarefa, e o histórico da conversa fica ligado a ela.

Transcrição de áudio do WhatsApp: por que faz diferença

Áudio é prático para quem manda e trabalhoso para quem recebe. Um áudio de vários minutos no meio do expediente obriga a pessoa a parar, ouvir e, muitas vezes, ouvir de novo para anotar. Quando o áudio chega transcrito, dá para ler rápido, copiar o trecho importante e procurar depois uma informação que alguém falou semanas atrás.

A transcrição também ajuda quem está numa reunião, num lugar barulhento ou sem fone. E o arquivo original continua guardado ao lado do texto, para ouvir quando o tom importa. A WWOZ usa isso no próprio atendimento, e a diferença aparece logo nos primeiros dias, principalmente com clientes que preferem mandar tudo por voz.

Erros comuns no atendimento por WhatsApp das empresas

Usar o WhatsApp pessoal de um funcionário para falar com cliente é o erro mais arriscado. Quando essa pessoa sai, o histórico vai embora com ela. Outro erro é resolver pedido importante só por mensagem, sem registro em outro lugar. Depois ninguém lembra o que foi combinado, e a discussão vira palavra contra palavra.

Também atrapalha deixar mídia importante só no celular. Foto de um problema, comprovante, documento assinado, tudo isso some quando o aparelho enche ou é trocado. E grupos com clientes sem ninguém responsável viram terra de ninguém. Com as conversas guardadas e o pedido virando tarefa, cada assunto tem registro e dono.

Conversas do WhatsApp e a LGPD: cuidados ao guardar mensagens

Conversas de WhatsApp carregam dados pessoais: nome, telefone, fotos, documentos e o que a pessoa contou. Guardar isso num sistema exige acesso restrito, e só quem você autorizar consegue ver. Arquivos ficam em armazenamento privado, não em link aberto. Esse controle protege o cliente e protege a empresa.

Também é importante usar o que foi guardado só para atender. As conversas servem para dar continuidade ao pedido, resolver dúvida e registrar o combinado. Quando um contato pede para ter os dados removidos, a empresa precisa conseguir localizar e tratar. A WWOZ monta o sistema com essas regras de acesso desde o início, com o cuidado que a LGPD pede.

Como a WWOZ organiza o atendimento por WhatsApp na sua empresa

Primeiro a gente conecta o número da empresa ao sistema de captura. A partir daí, conversas individuais, grupos e mídias passam a ser guardados, com os áudios transcritos. Depois combinamos com você como uma seleção de mensagens vira tarefa, para quem ela vai e onde a equipe acompanha o andamento.

No dia a dia, a equipe procura uma conversa antiga em segundos, baixa as mídias de um cliente de uma vez e transforma pedido em tarefa sem copiar texto. Para medir o resultado, olhe para os pedidos esquecidos, que devem sumir, e para o tempo gasto procurando informação em conversa. Esses dois números mudam logo nas primeiras semanas.

Como funciona

  1. Conexão do número

    Ligamos o WhatsApp da empresa ao sistema de captura.

  2. Conversas organizadas

    Contatos, grupos e mídias passam a ser guardados e transcritos.

  3. Fluxo de tarefas

    Definimos como uma seleção de mensagens vira tarefa e para quem vai.

Para quem é

Perguntas frequentes

Como organizar o atendimento por WhatsApp da empresa?

O primeiro passo é tirar as conversas só do celular. Com o sistema da WWOZ, todas as mensagens, grupos e mídias ficam guardados, os áudios chegam transcritos e as mensagens de um pedido viram tarefa para a equipe. Assim ninguém depende de rolar a conversa.

Dá para transcrever áudio do WhatsApp automaticamente?

Dá. Cada áudio recebido é transcrito e o texto fica ao lado do arquivo. Você lê em segundos o que levaria minutos para ouvir, e consegue achar depois o que foi dito.

As mensagens de grupo também são guardadas?

Sim. O sistema guarda as conversas de grupo com quem falou cada mensagem, além das conversas individuais e das mídias enviadas. Fotos, documentos e áudios ficam salvos fora do celular.

Quem consegue ver as conversas guardadas?

Só as pessoas que você autorizar. As conversas podem ter dados pessoais dos seus clientes, então o acesso é restrito e os dados são tratados com o cuidado que a LGPD pede.

Preciso trocar de número para usar o sistema?

Não. O sistema é ligado ao número de WhatsApp que a empresa já usa. As conversas continuam no celular como sempre, e passam a ser guardadas também no sistema, com mídias e transcrição dos áudios.

Dá para baixar todas as fotos e documentos de uma conversa?

Dá. Numa conversa você escolhe o tipo de mídia, o período ou as mensagens marcadas e baixa tudo num arquivo só, em ordem cronológica. Serve para montar um processo, mandar para o contador ou guardar a documentação de um cliente.

A IA lê minhas conversas sozinha?

Não. Nenhuma IA lê as mensagens por conta própria. A tarefa só é gerada quando alguém seleciona as mensagens de um pedido e pede. A transcrição dos áudios é o único processamento automático, para transformar voz em texto.

O sistema guarda as mensagens que eu envio também?

Guarda. As mensagens enviadas pela empresa ficam no histórico junto com as recebidas, então a conversa aparece completa. Isso ajuda a conferir o que foi prometido, combinado ou enviado para cada cliente.

Consigo encontrar uma conversa antiga rapidamente?

Consegue. As conversas ficam organizadas por contato e por grupo, e os áudios transcritos viram texto que dá para ler. Encontrar o que um cliente pediu semanas atrás deixa de exigir rolar a tela do celular por minutos.

Também pode te interessar

Chame no WhatsApp e veja as suas conversas virando tarefa. Fale com a WWOZ no WhatsApp.